Archief Ateliers
Nieuwsbrief Mei 2015
, nr. 12

De Archief Ateliers hebben een half jaar lang samengewerkt en onderzoek gedaan. Vanaf februari 2015 hebben beide Ateliers gewerkt aan de publicatie van de resultaten in twee Schetsboeken. In deze gezamenlijke nieuwsbrief lees je meer over de Schetsboeken, gevolgd door een oproep om deel te nemen aan een nieuw Atelier. Blijf ons volgen op www.archiefateliers.nl

Denken en delen in Archief Ateliers

Eind januari 2015 eindigde een onderzoeksperiode van een half jaar in de Archief Ateliers, waarin studenten en docenten op experimentele basis samenwerkten met ervaren archivarissen en informatie- en erfgoedprofessionals en met experts uit aanpalende disciplines. Gezamenlijk zochten ze oplossingen voor actuele vraagstukken in het werkveld. Acht praktijkinstellingen in totaal droegen onderwerpen aan en namen actief deel aan het onderzoek in twee Ateliers. Beide presenteren hun resultaten in een bundel met veel interessante vraagstukken, invalshoeken, aantekeningen, adviezen, tips, begrippen, etc. Soms wat verder uitgewerkt, op andere momenten letterlijk een eerste schets. Kortom, twee echte Schetsboeken, één over Actieve Openbaarheid (AO) en het ander over Documenteren van de Samenleving (DS).

Wat biedt het schetsboek AO

In het atelier Actieve Openbaarheid stond de vraag centraal “Wat houdt het bestuurlijk begrip actieve openbaarheid precies in als het gaat om WABO-dossiers, en is deze actieve openbaarheid en toegankelijkheid te realiseren?” De centrale vraag viel uiteen in drie onderzoeksthema’s: de behoefte aan actieve openbaarheid, de juridische aspecten van actieve openbaarheid en als derde thema actieve openbaarheid by design. Per thema werden door de onderzoekers verschillende kleine of grotere onderzoeken uitgevoerd, die hebben geleid tot de verschillende artikelen in dit Schetsboek. Centraal in het schetsboek staat de Beslisboom die Ronald Rommelse met input van Jan-Willem de Reus en Jeroen van Oss heeft ontwikkeld. De Beslisboom is niet alleen een resultaat van het Atelier, maar laat in al zijn eenvoud ook alle thema’s van het Atelier zien: juridische kaders, overwegingen, beschikbare middelen en vraag naar overheidsinformatie. De Beslisboom laat in één oogopslag zien waar de mogelijkheden en beperkingen liggen, voor een organisatie die actief informatie openbaar wil maken.

Kirsten van den Eijnde, Harco Gorter en Herman Oost doen verslag van hun onderzoek naar informatiebehoefte bij burgers, ambtenaren, journalisten die actief zijn als ‘wobber’ en de lokale ombudsman. Tineke Rouschop beschrijft in ‘Wet Open Overheid; een wet voor alle kwalen?’ de ontstaansgeschiedenis van de nieuwe Wet Open Overheid (WOO). Teun de Reijke en Theo Vermeer bespreken een ander juridisch vraagstuk: de spanning die bestaat tussen openbaarheid van overheidsinformatie en het auteursrecht dat makers hebben op documenten. In hun artikel ‘Staat de Wet tussen droom en daad?’ beschrijven zij de auteursrechtelijke vraagstukken die samenhangen met het actief openbaar maken van WABO- en Bouwdossiers. Het laatste deel van dit Schetsboek is gereserveerd voor de vraag hoe actieve openbaarheid by design, dus in het ontwerp en de inrichting van systemen, valt te realiseren. Jeroen van Oss laat in ‘Actieve Openbaarheid by design / by default’ zien dat actieve openbaarheid meer is dan documenten op internet plaatsen. Mariken Lamers neemt de mens onder de loep. Zij maakt in ‘De Zachte Aanpak’ onderscheid tussen de harde en de zachte aanpak van by design. De harde aanpak richt zich op ICT, procedures en standaarden, de zachte aanpak richt zich op de mens.

Hoewel geen onderzoeker in het Atelier, is in dit Schetsboek ook de tekst opgenomen die algemeen rijksarchivaris Marens Engelhard op 29 januari jl. uitsprak tijdens het symposium Actieve Openbaarheid: een Open Aanpak. In zijn presentatie ‘Archieven en Openbaarheid’ geeft hij de spanning weer, die bestaat tussen openbaarheid van informatie en vertrouwelijkheid daarvan. “Informatie is macht”, zo stelt hij, iets om ons van bewust te zijn. Het Schetsboek begint met een terugblik op het Atelier en het uitgevoerde onderzoek. De belangrijkste conclusie van het Atelier: Actieve Openbaarheid is Balanceren met Informatie. De vijf ‘Denkschetsen’ die Elco van Staveren maakte tijdens het slotsymposium Actieve Openbaarheid: een open Aanpak ontbreken natuurlijk niet.

Wat biedt het schetsboek DS

In het Archief Atelier Documenteren van de Samenleving stond de confrontatie centraal van de groeiende ambitie van (archief) instellingen om de samenleving te documenteren met de hedendaagse praktijk van individuen en groepen om zichzelf (digitaal) te documenteren. In het schetsboek ligt het accent dan ook op participatieve praktijken en op de verschillende strategieën die de archivaris daarin kan volgen. Allereerst komt Laura Millar aan het woord, omdat zij voor een belangrijk dwarsverband heeft gezorgd in het Archief Atelier Documenteren van de Samenleving. Gekozen is voor de lezing die zij op 29 oktober 2014 onder auspiciën van de KVAN in Gouda hield met als titel: What is the Role of the Archivist in Documenting Society in a Society that is Increasingly Documenting Itself? Charles Jeurgens gaat ook in op deze vraag, maar hij plaatst de manier waarop de samenleving wordt gedocumenteerd in een ander daglicht. Daarna behandelt Maaike Lulofs de vragen waarvoor erfgoedprofessionals zich gesteld zien als zij gemarginaliseerden in de samenleving willen helpen bij de documentatie van verschijnselen en gebeurtenissen die door  machtsmechanismen zijn of worden verdrongen. Theo Thomassen sluit het schetsboek bij wijze van uitleiding af met de onderwerpen en discussies uit zijn werkcolleges, die onderdeel vormden van de Open Ateliers. Het artikel geeft inzicht in de manier waarop theorie en praktijk in het Atelier met elkaar zijn verbonden en in de rollen die archivarissen kunnen spelen.

Het tussengedeelte van het schetsboek richt zich op de atelierresultaten van de studenten. Om te beginnen belicht Mariam Heijne de mogelijkheden die zij ziet voor verbetering van Het Bewaren Waard, een project van Archief Eemland dat het midden houdt tussen social engagement en een participatory archive. Marieke Houtekamer geeft een advies-op-maat aan Imagine IC voor participatief identificeren, waarderen, ontsluiten en beheren van particuliere archieven van bewoners uit Amsterdam Zuidoost. Participatie was ook de kern van de aanbevelingen van Lauren Romijn aan het Streekarchief Midden-Holland. Zij gaat daarbij in op de waarde en betekenis van sociale media bij burgerinitiatieven, de eisen die informele informatiestromen aan de inrichting van archiefbeheer stellen en hoe archivarissen op deze ontwikkelingen kunnen anticiperen. Henrik Lillin, student aan de Universiteit van Amsterdam, waagde zich aan een verkennend onderzoek naar immaterieel erfgoed met de vraag of en zo ja hoe podiumvoorstellingen kunnen worden gearchiveerd.

Tussen de artikelen door zijn door de studenten opgestelde Do’s and Don’tsbest practices en tekeningen als impressies van het atelierwerk aan te treffen. De tips variëren van handreikingen voor het archiveren van tweets tot voorbeelden van websites met hulpmiddelen voor particuliere archiefvormers. Een door de studenten opgesteld competentieprofiel voor de archivaris completeert het geheel.

Archiefateliers.nl

Wat na lezing van beide schetsboeken overduidelijk wordt, is dat actieve openbaarheid en het documenteren van de samenleving de gemoederen nog lang en interdisciplinair in beweging zullen houden. Zolang de website archiefateliers.nl in de lucht blijft, biedt die een handig platform voor kennisuitwisseling en discussie over vervolgexperimenten.

Presentatie Schetsboeken

De schetsboeken, uitgegeven door Stichting Archiefpublicaties, worden tijdens de KVAN-dagen op 8 juni gepresenteerd. Deelnemers van de KVAN-dagen krijgen allemaal een exemplaar. De publicaties zijn tevens digitaal beschikbaar via www.archiefateliers.nl.

Schetsboek DS_2                   Schetsboek AO_2

Aan tafel bij KVAN 

Tijdens de KVAN-dagen in Amersfoort wordt op dinsdag 9 juni om 13.30 en om 14.10 uur een tweetal tafelgesprekken gehouden over de vraag: ‘Wat betekent het streven van de overheid naar actieve openbaarheid voor (de positionering van) een openbare archiefinstelling? En voor de archivaris?’ Beide gesprekken bieden plaats aan 10 tot 15 geïnteresseerden en duren een half uur, inclusief een korte inleiding van gespreksleider Els van den Bent, initiator van de twee Archief Ateliers, Actieve Openbaarheid en Documenteren van de Samenleving.

In het licht van actieve openbaarheid lijkt de bemoeienis van de archivaris met archiefvorming steeds urgenter te worden. Het is dan ook belangrijk dat de KVAN de discussie gaande houdt over de rol, positionering, competenties, kwaliteit en meerwaarde van de archivaris én van openbare archiefinstellingen zoals ze nu zijn. In het tafelgesprek wordt verder vrijelijk  ingespeeld op onderwerpen als e-depots en actieve openbaarheid, en de mogelijkheden en onmogelijkheden van overbrenging en inrichting by design in de toekomst.

Lees meer over dit tafelgesprek en het verdere programma op www.kvandagen.nl

Nieuw Atelier Digitale Onderzoeksomgeving en Digitale Dienstverlening

Na de positieve evaluatie over de ateliers Actieve Openbaarheid en Documenteren van de Samenleving hebben de Hogeschool van Amsterdam, Universiteit van Amsterdam en Reinwardt Academie besloten om komend collegejaar een nieuw Atelier in te richten. Het thema is de verdere vormgeving van de digitale onderzoeksomgeving en digitale dienstverlening. Belangrijke vragen hierbinnen zijn: wie zijn de (nieuwe) klanten die in de digitale onderzoeksomgeving naar informatie zoeken? Hoe zoeken zij en welke dienstverlening verlangen zij van archiefdiensten? Hoe kunnen archiefdiensten de digitale onderzoeksomgeving verder ontwikkelen en laten aansluiten bij de wensen van de digitale klanten? En wat betekent dit alles voor de rol van de archivaris en de positie van de archiefdienst? Kortom, genoeg vragen om in het Atelier met elkaar aan de slag te gaan. Meedoen? Mail naar erika@stroomin.nl

Kennisnetwerk Actieve Openbaarheid | 21 mei

Het Nationaal Archief en het Expertisepunt Open Overheid hebben als spin-off van het symposium actieve openbaarheid (29 januari 2015) het Kennisnetwerk Actieve Openbaarheid opgezet. Verschillende deelnemers van het atelier Actieve Openbaarheid en actieve volgers van het Atelier nemen deel aan het netwerk. De eerste bijeenkomst op 21 mei trok rond de 30 deelnemers uit gemeenten, departementen en archiefinstellingen. De bijeenkomst begon met een brainstorm over de vraag wat het netwerk wil bereiken. Deelnemers gaan proberen om elkaar te versterken en om via kleine projecten organisaties stappen te laten zetten richting actieve openbaarheid. Kennisdeling onderling is belangrijk, net als elkaar stimuleren, bijvoorbeeld door een prijs uit te reiken voor mooie initiatieven. In het tweede gedeelte van de bijeenkomst stond kennisdeling centraal. Tony Nolde van de Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit vertelde over het NVWA project waarin actief controle informatie over lunchrooms wordt vrij gegeven. Zie https://www.nvwa.nl/actueel/nieuws/nieuwsbericht/2052061/consument-kan-kiezen-voor-hygienisch-broodje-gezond

Het project heeft niet alleen effect op de gecontroleerde lunchrooms, die niet graag rood zijn op de website, maar ook op de inrichting van de werkprocessen binnen de NVWA zelf. Na de zomer volgt een vervolgbijeenkomst, houd de websites van Open Overheid en het Nationaal Archief in de gaten!

Openbaarheid en auteursrecht (19 mei 2015)

De gemeente Leiden heeft een akkoord bereikt met Lira en Pictoright over een jaarlijkse vergoeding voor freelance contentmakers. Erfgoed Leiden en Omstreken kan hierdoor het krantenarchief ook in de toekomst online beschikbaar stellen. Meer informatie

Schrijf mee aan het Actieplan  Open Overheid!

Nederland is aangesloten bij het Open Government Partnership (OGP) gericht op Open Overheid. Het ministerie van Binnenlandse Zaken is op zoek naar stakeholders, inhoudelijk betrokkenen en visionairs die willen bijdragen aan een nieuw Actieplan Open Overheid 2016-2017. Doe en denk mee. Meer informatie en aanmelden

Government Secrecy in the Era of Openness | ACARM

19 juni 2015 | Institute of Commonwealth Studies | London UK

De Association of Commonwealth Archivists and Records Managers (ACARM) houdt op 19 juni a.s. een congres waarin de spanning tussen openbaarheid, vertrouwelijkheid en geheimhouding centraal staat. Keynotes worden gehouden door Maurice Frankel en David Nanister. Meer informatie en aanmelden