Atelier Actieve Openbaarheid van WABO-dossiers
December 2014
, nr. 8

Atelier Actieve Openbaarheid van WABO-dossiers                                                     December 2014, nr. 8

In deze Nieuwsbrief een aankondiging van het symposium Actieve Openbaarheid: een Open Aanpak, een terugblik op de Masterclass Privacy by design. Daarnaast ‘atelier in actie’, ‘student aanhet woord’ en overig nieuws. Meer weten? Kijk op www.archiefateliers.nl

Symposium | Actieve Openbaarheid: een Open Aanpak 

Wanneer? Donderdag 29 januari 2015, 9:30–16:00 uur

Waar? Nationaal Archief, Den Haag

Bent u geïnteresseerd in:

  • actieve openbaarheid
  • gezamenlijk onderzoek van professionals, docenten en studenten
  • delen van kennis en ervaringen

Kom naar het symposium over Actieve Openbaarheid

Een open overheid maakt actief openbaar. Maar hoe? Kunnen we daar actief kennis en ervaringen over delen?  Dat is de vraag die op 29 januari centraal staat tijdens ons slotsymposium Actieve Openbaarheid: een Open Aanpak.

In de ochtend delen Marens Engelhard (Algemeen Rijksarchivaris), Bas Eenhoorn (Nationaal Commissaris Digitale Overheid) en Albert Meijer (hoogleraar Publieke Innovatie) hun visie en ervaringen rondom actieve openbaarheid met u.

Aansluitend presenteren de onderzoekers van het atelier Actieve Openbaarheid van WABO-dossiers de resultaten van het onderzoek dat zij de afgelopen maanden hebben uitgevoerd. Drie thema’s staan centraal: juridische aspecten van actieve openbaarheid, de behoefte aan actieve openbaarheid bij diverse stakeholders en de vraag of actieve openbaarheid by design te realiseren valt.

In de middag staan verdiepende sessies op het programma. Deze verdiepende sessies gaan in op verschillende initiatieven en vraagstukken op het gebied van Actieve Openbaarheid. Ter afsluiting kijken we in een debat vooruit: wat hebben we geleerd en kunnen we toepassen? Wat moeten we nog uitzoeken en organiseren? Hoe kunnen we verder?

Het programma vindt u op www.archiefateliers.nl/symposium/

U kunt zich alvast aanmelden bij Erika Hokke, erika@stroomin.nl

Organisatie: atelier Actieve Openbaarheid i.s.m. Nationaal Archief en Expertisepunt Open Overheid

Masterclass Privacy by design: wetten en praktische bezwaren? 

U wil overheidsinformatie actief openbaar maken, maar wel rekening houden met privacy van burgers. Hoe doet u dat? Kan het? De masterclass Privacy by design op 25 november probeerde daar een antwoord op te formuleren.

Twee sprekers kwamen aan het woord. Bart van der Sloot (Universiteit van Amsterdam,  IVIR) legde de wet Bescherming van Persoonsgegevens uit. Het komt erop neer dat persoonsgegevens alleen verwerkt mogen worden onder verschillende voorwaarden. In redelijkheid en billijkheid. De wet geeft geen objectieve regels, die altijd gelden. Privacy inregelen lijkt zodoende onmogelijk… Jaap-Henk Hoepman (Radboud Universiteit en Privacy & Identity Lab) vindt dat het wel mogelijk is. Hij vertelde dat de bescherming van gegevens in systemen en processen in te richten is, mits dit maar gebeurt in de ontwerpfase. De techniek en de processen bieden daarvoor mogelijkheden.

Jeroen van Oss en Tineke Rouschop bespraken vervolgens de casus van het atelier Actieve Openbaarheid. Samen met de deelnemers analyseerden zij proces van vergunningverlening en handhaving volgens de WABO vanuit de invalshoek van privacy. En casuspresentatie die veel discussie op riep.

Atelier in actie: Casus “Er staat een architect aan de balie”

Met welke openbaarheidsvraagstukken krijgen archiefdiensten in de dagelijkse praktijk te maken? Als het gaat om dienstverlening uit bouwdossiers zijn dat er veel. Naarmate materiaal digitaal beschikbaar komt, neemt het aantal vragen toe. Nog meer, bij bouwdossiers van een recente vergunningaanvraag. Om te laten zien welke vraagstukken er spelen, hebben wij binnen het atelier de volgende casus opgesteld:

Een architect meldt zich bij het stadsarchief Rotterdam. Hij wil graag inzage in een bouwdossier uit 2001. Dit bouwdossier is nog niet formeel overgebracht. Maar het wordt al wel beheerd in de depots van het stadsarchief Rotterdam. Het is een dossier, vol tekeningen en documenten. Met gegevens van de aannemer, de aanvrager en de behandelend ambtenaar. De architect bekijkt het dossier en laat een aantal bouwtekeningen en brieven scannen. Daarna stuurt hij de scans via sociale media naar een collega.

Onze vragen:

  • Hoe gaan we om met de persoonsgegevens in het dossier, nemen we die op in de metadata?
  • Wanneer is privacy in het geding? Verwijderen we persoonsgegevens als we de architect het dossier laten bekijken?
  • Op welk materiaal berust auteursrecht? Wat moeten we regelen? Kan dat zomaar via sociale media verspreid worden?
  • Om welk pand gaat het, toch niet om de lokale bank of de woning van de burgemeester…
  • Welke afspraken heeft de zorgdrager hierover gemaakt  met rechthebbenden? En gelden die dan ook voor onze dienstverlening?

De vragen gelden zowel voor dossiers die formeel overgebracht zijn, als voor dossiers die dat nog niet zijn.  Antwoorden op deze vragen zoeken wij in ons onderzoek binnen het atelier. Met die antwoorden kunnen zowel archivaris als architect hun werk goed doen.

Corinne Boeijinga-Hubers en Theo Vermeer (stadsarchief Rotterdam)

Student aan het woord: Kirsten van den Eijnde

Hoi, mijn naam is Kirsten van den Eijnde en ben student aan de Reinwardt Academie. In het kader van het atelier doe ik een onderzoek naar de behoefte aan actieve openbaarheid bij de burger. Ik voer mijn onderzoek uit bij het Noord-Hollands archief. Het onderzoek naar de behoeften van de burger is een klein deel van een groter onderzoek. Mijn begeleider Herman Oost en medeonderzoeker Harco Gorter kijken naar de behoeften bij de gemeenten respectievelijk bedrijven.

Om de behoeften van de burger precies in beeld te brengen hebben we eerst in oktober een debat georganiseerd over actieve openbaarheid. Op basis van dit debat en literatuuronderzoek heb ik een enquête opgesteld. Tegen welke problemen lopen burgers aan bij WABO en Wob- verzoeken en actieve openbaarheid, dat wil ik uitzoeken. Waar hebben burgers echt behoefte aan? De enquête is afgestemd met het onderzoek naar de behoeften van bedrijven. Ik heb de enquêtes deze week verspreid onder de wijkverenigingen van Haarlem en omgeving. Maar meer respondenten zijn altijd welkom. Voel je dus vrij om de enquête in te vullen. Ga naar de enquête.

Aanvullend ga ik onderzoeken wat de behoeften aan actieve openbaarheid zijn bij  journalisten. En misschien dat de ombudsman ook nog interessante informatie heeft voor mijn onderzoek.

 Kirsten van den Eijnde (Reinwardt Academie)

Ander Nieuws over Actieve Openbaarheid

Over Open Data

Alles wat je altijd al wilde weten over Open Data… dat staat in het handige boekje “Over Open Data”, uitgegeven door Open State Foundation. Tips, kritische kanttekeningen en een “Batenboom” . Daarnaast een uitgebreide begrippenlijst.

Over Open Data

“Mensen praten terug” 

Kent u de tien redenen om niet met Open Overheid te beginnen? Mikis de Winter, coördinator bij het Expertisepunt Open Overheid, zette ze op een rijtje. Op plaats nummer 10 : “Mensen praten terug…”

Benieuwd  naar de andere argumenten? Ga naar Tien redenen om niet …

Open Cultuur Data

Dit voorjaar wordt een masterclass Open Cultuur Data gehouden in de provincie Noord-Holland.

Programma Masterclass NH

Wet Open Overheid

Op 9 december jl. besprak de Tweede Kamer de initiatiefwet Open Overheid (WOO). Kamerbreed werd het beland van openbaarheid van bestuur onderschreven. De Kamer constateerde dat er nog wel wat te verbeteren valt. Maar hoe? De Kamer vraagt zich af of (nieuwe) wetgeving het gewenste effect zal hebben. Of is er vooral sprake van een ‘cultuurprobleem’. De initiatiefnemers en de minister kregen een pak huiswerk mee. Tineke Rouschop schreef een korte verslag.  Of lees het  verslag van de Tweede Kamer.

Gluren bij de buren: Zweden 

Alle beslissingen, communicatie en wetgevingsprocessen van de overheid in Zweden zijn openbaar. De Zweden zijn trots op hun ‘offentlighetsprincipen’. Maar hoe is het om in een land te leven waar bijna alles openbaar is?

Lees het artikel in Vrij Nederland

In gesprek met de Digicommissaris  

Tijdschrift inGovernment sprak met Bas Eenhoorn, die in augustus is benoemd tot de Nationaal Commissaris Digitale Overheid.

Lees het interview

Atelier Documenteren van de Samenleving
Nieuwsbrief Oktober 2014
, nr. 3

Open Atelier | Laura Millar geeft KVAN-lezing en masterclass
29 en 30 oktober 2014, Oud-Katholieke Kerk en Chocoladefabriek in Gouda

Eind oktober komt Laura Millar (onderzoeker, universitair docent en consultant archief- en informatiemanagement) naar Nederland. Op 29 oktober geeft zij mede op uitnodiging van KVAN een lezing in Gouda, op 30 oktober leidt zij een masterclass voor archiefatelier Documenteren van de Samenleving. Met beide geeft zij een belangrijke impuls aan de gedachtewisseling in Nederland over de rol van een archivaris in een zichzelf documenterende samenleving.

Laura Millar schrijft spraakmakende boeken en artikelen over records management,  information management, persoonsarchieven, participatory archives en documentation strategies. Haar boekArchives: Principles and Practices werd in 2011 bekroond door de Society of American Archivists. Ze heeft gedoceerd aan de Universiteit van British Columbia, Simon Fraser, Universiteit van Alberta en van Toronto; zij is verbonden geweest aan de International Records Management Trust en tegenwoordig is zij zelfstandig consultant, werkzaam voor overheden, universiteiten en andere onderwijsinstellingen, non-profit instellingen en andere organisaties in Canada en daarbuiten. In haar wetenschappelijk onderzoek richt zij zich onder meer op de relatie tussen archief en geheugen en dan met name op de relatie tussen informatie, kennis, het persoonlijke en het sociale geheugen. Deze thema’s staan ook centraal in haar werkbezoek aan Nederland.

Op 28, 29 en 30 oktober bezoekt Laura Millar de archiefinstellingen die meedoen aan  het atelier Documenteren van de Samenleving: op 28 oktober het Stadsarchief Amsterdam en Imagine IC in Amsterdam, op 29 oktober het Streekarchief Midden-Holland en op 30 oktober Archief Eemland in Amersfoort. Verder geeft zij op woensdag 29 oktober ’s morgens een lezing voor KVAN-leden en belangstellenden, getiteld Do archivists have a documenting role in a society that increasingly documents itself? Donderdag 30 oktober leidt zij ’s middags een masterclass met studenten, docenten en onderzoekers van Atelier DS. Aansluitend treedt zij op als gastdocent in het college Vergelijkende Archiefwetenschap van Theo Thomassen.

Programma 29 oktober

11.00 – 12.00 uur, Oud-Katholieke Kerk, Hoge Gouwe 107, Gouda
KVAN lezing Do archivists have a documenting role in a society that increasingly documents itself?
Graag aanmelden bij Theo Vermeer, voorzitter commissie Permanente Educatie: th.vermeer@rotterdam.nl

Programma 30 oktober

12.30 – 14.30 uur, Chocoladefabriek Gouda (Steenlandzaal), Klein Amerika 20
Masterclass Atelier DS. Wie de masterclass wil bijwonen als toehoorder kan zich opgeven via lvanderl@upcmail.nl

15.00 – 18.00 uur, Chocoladefabriek Gouda (Steenlandzaal), Klein Amerika 20
College Vergelijkende Archiefwetenschap
Wil je het college bijwonen? Stuur dan een email aan Theo Thomassen:t.h.p.m.thomassen@uva.nl

Open Atelier | PIVOT-symposium en 3e Open Atelier 

Donderdag 20 november 2014, Imagine IC, Frankemaheerd 2, Amsterdam ZO
10.00 – 18.00 uur

Op donderdag 20 november organiseert het Atelier Documenteren van de Samenleving (DS) met oud-medewerkers van PIVOT (Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn) bij Imagine IC een symposium en een Open Atelier over actuele waarderings-methodieken.

In het symposium op 20 november zal de PIVOT-aanpak worden vergeleken met die van het rapport ‘Gewaardeerd Verleden’ (2007). Aansluitend organiseert Atelier DS het 3e Open Atelier over actuele waarderingsmethodieken en de acquisitie van particuliere archieven. Een panel van denkers en doeners uit de archief-, erfgoed- en communicatiewereld neemt de participatieactiviteiten van Archief Eemland, Stadsarchief Amsterdam, Streekarchief Midden-Holland en Imagine IC onder de loep. Meer informatie vindt u binnenkort onder andere op onze website.

Terugblik op het 1e Open Atelier

Tijdens de eerste Open Atelierbijeenkomst presenteerden vijf onderzoekers hun stand van zaken en stelden daarbij begripsdefinities voor. Welke definitie van ‘archief’ houdt zowel rekening met de digitalisering van collecties én archieven als met sociale media? We constateerden dat de vorming van archieven en de controle, het bezit en gebruik daarvan steeds meer door marktpartijen wordt bepaald. En wat betekent ‘documenteren van de samenleving’ eigenlijk? Wie documenteert? Het individu, het collectief, het herinneringsinstituut of de overheid? Is documenteren een creatieve, sociale behoefte waarmee wij ons eigen verleden vormgeven? En vereist de behoefte om te documenteren ook selectie, vernietiging en constante herinterpretatie?

Student-onderzoeker Mariam Heijne stelt in het kader van haar onderzoek naar het project Het Bewaren Waard vragen over het acquisitiebeleid van Archief Eemland. Dit doet zij met behulp van een enquête waarmee zij de participatie-wensen en digitale angsten van regionale 50-plussers in kaart wil brengen. Haar vraag is welk doel wordt bereikt met de methode van Het Bewaren Waard.Student-onderzoeker Yente Christiaanse onderzoekt de toepasbaarheid van de tot nu toe als erg algemeen ervaren Amsterdamse trendanalyse. Kan deze trendanalyse de basis gaan vormen voor het acquisitiebeleid van het Stadsarchief Amsterdam?  Zij interviewt hiervoor medewerkers binnen het Stadsarchief: hoe denken de mensen die het werk moeten doenover de bruikbaarheid van dit systeem? Onderzoeker Maaike Lulofs (HvA/UvA) vraagt dezelfde medewerkers welke rol zij voor zich zien bij het documenteren van de samenleving. In Gouda gaat student-onderzoeker Lauren Romijn op zoek naar een community of records door actoren, hashtags en blogberichten te analyseren. Waar bevinden zich de digitale archieven van actieve burgers? Hoe kan de relatie tussen herinneringsinstituut en buurtnetwerk worden gedefinieerd? Zij zou graag meer willen weten over de verschillende aspecten van Twitterarchivering. Marieke Houtekamer, student-onderzoeker bij Imagine IC, onderzoekt mogelijkheden van participatief verzamelen in Amsterdam Zuidoost. Zij is daarbij geïnteresseerd in erfgoedbrede concepten van waardering en documentatie. In reactie daarop zoekt onderzoeker Susanne Neugebauer (HvA/UvA) voor de verschillende onderzoeken overkoepelende concepten en stelt waarderingsstrategieën en een archiefwetenschappelijke onderverdeling van definities en concepten voor. Herinneringsinstituten treden daarbij meer of minder op de voorgrond.

De bijeenkomst was zeer geanimeerd en verbanden tussen de verschillende onderzoeksvragen werden veelvuldig gelegd.

Susanne Neugebauer (docent-onderzoeker HvA)

Student Lauren Romijn aan het woord: een maand later

Dit is alweer de vijfde week van mijn stage in het Streekarchief Midden-Holland. In de eerste weken heb ik interviews afgenomen bij verschillende archiefinstellingen. Uit de interviews blijkt dat er heel verschillend wordt gedacht over Twitter als een archiefwaardig document. Sommige archivarissen vinden tweets niet archiefwaardig vanwege de enorme hoeveelheid, de onbetrouwbaarheid van Twitter en de beperkte omvang van een tweet. Andere archivarissen vinden dat bepaalde tweets wel degelijk archiefwaardig zijn en dat deze waarde afhangt van de context. Er is ook een groot verschil in houding richting particuliere archieven tussen overheidsarchieven en particulieren archieven.

Het artikel ‘Bladerunner. Het neerdalend stof van een catastrofe’ (2013) van Riemer Knoop zette me aan het denken over de definitie van archief. Een archief is procesgebonden informatie die vastgelegd en bewaard wordt om vanuit datzelfde of andere werkprocessen te kunnen worden bevraagd. In deze definitie staat niet of deze informatie bewust of onbewust wordt vastgelegd en bewaard. Veel informatie op sociale media is het resultaat van intermenselijk relaties en ontstaat gaandeweg. Er wordt niet nagedacht over het vastleggen of het bewaren van die informatie door de gebruikers/archiefvormers. Ze leven namelijk in het nu en zijn niet bezig met vragen zoals ‘moeten we dit bewaren voor de komende generatie?’ Zijn tweets en Facebookberichten dan wel archiefbescheiden? En kan deze situatie invloed hebben op de definitie van archief?

Lauren Romijn (Reinwardt Academie)

Facebook | Begrippen en definities

In het Atelier DS wordt veelvuldig gesproken over het ‘documenteren van de samenleving’ en over ‘archief’. Maar wat bedoelen we daar eigenlijk mee? Op onze Facebookpagina hebben een aantal onderzoekers hun definities van deze begrippen geplaatst, maar we willen ook graag jouw mening. Ga naar onze Facebookpagina en reageer!

Open Atelier | Wat is de behoefte aan actieve openbaarheid? 

Dinsdag 28 oktober 2014, Stadsarchief Rotterdam (Hofplein 651)
13.00 – 17.00 uur

Het atelier Actieve Openbaarheid houdt op 28 oktober een debat over de behoefte aan actieve openbaarheid. Opening debat door Michael Mekel, adviseur Raad voor het Openbaar Bestuur en auteur van het invloedrijke advies Gij zult openbaar maken. Aansluitend een debat met ondernemers, journalisten, ambtenaren, burgers en bestuurders over actieve openbaarheid. Wat is wenselijk of niet wenselijk? Mogelijk of niet mogelijk? Vanzelfsprekend of onvermijdelijk? Praat of luister mee.

Aanmelden bij Erika Hokke, erika@stroomin.nl